MENGGUNAKAN FUNGSI LOOKUP PADA MICROSOFT EXCEL

      Nilai yang kita olah melalui Excel sebenarnya dapat dibagi menjadi dua bagian , yaitu nilai formula dan nilai acuan, nilai formula adalah , dimana semua nilai yang diolah menjadi satu dengan formula yang  dihitung , misal =A1 * 20. Angka 20 merupakan nilai formula. Sedangkan pada beberapa keadaan dimana nilai tersebut sering berubah  , bisa kita gunakan nilai acuan agar tidak perlu merubah melalui formula. Untuk memudahkan menggunakan nilai acuan , Excel menyediakan fasilitas Fungsi Lookup , fungsi  ini akan melihat nilai pada tabel yang lain apakah nilai yang di cocokan ada pada tabel tersebut , untuk kemudian diambil nilainya.

Contoh masalah: 

Gambar J.1 Contoh Penggunaan fungsi Lookup

Permasalahan yang akan diselesaikan adalah mengisi Gaji  Pokok berdasarkan data yang  ada di atasnya. Hal ini sebenarnya dapat diselesaikan dengan menggunakan percabangan IF, misalnya untu mengisi sel D8 dapat digunakan rumus  =IF(C3=1,$B$2,IF(C3=2,$B$3,IF(C3=3,$B$4,$B$5))).  Penyelesaian tersebut dapat digunakan jika  jumlah golongan yang ada hanya sedikit dan tidak akan berubah, bagaimana jika jumlah golongan mencapai 100 atau lebih ?. Untuk menyelesaikan permasalahan di atas telah disediakan fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP dengan bentuk fungsinya adalah :

VLOOKUP(lookup value,table_array,col_index_num[,range_lookup])   dan

HLOOKUP(lookup value,table_array,col_index_num[,range_lookup]) , dimana :

•  lookup_value adalah data yang akan dicocokkan.

•  table_array adalah tempat pencarian data.

•  col_index_num adalah data pada kolom keberapa yang hendak diambil.

•  range_lookup (optional) adalah nilai logika yang dimasukkan, jika diisi TRUE maka

akan dicari sampai data terdekat, sedang  jika diisi FALSE maka akan dicari data

yang persis sama.

Pemakaian VLOOKUP untuk kasus di atas adalah pada sel D8 akan kita masukkan rumus  =VLOOKUP(C8,$A$2:$B$5,2), dimana C8 adalah data kunci yang akan dicocokkan, $A$2:$B$5 adalah area pencarian data termasuk kunci pencarian dan data yang akan diambil, dan 2 adalah menunjukkan kolom ke-2 dari range tersebut adalah data yang diambil.  Atau dengan cara lain dengan menggunakan function wizard sebagai berikut :

1.  Letakkan kursor pada sel C8

2.  Klik Insert -> Function

3.  Pilih kategori Lookup & Reference

Gambar J.2 (Pemakaian VLOOKUP)

4.  Pilih Menu VLOOKUP. Klik OK.

5.  Pada menu VLOOKUP Wizard pilih atau ketik sel C8.

Gambar J.3 (mengisi  Lookup_value)

6.  Klik tombol Browse pada Cell Range , Blok A1 hingga B5 , judul kolom tidak usah dipilih.

Gambar J.4 (Mengisi Table_array) 

7.  Tambahkan tanda $ untuk Range, sehingga menjadi $A$2:$B$5 , tanda $ ini untuk menjadikan sel absolut agar jika di copy ke sel dibawahnya tidak berubah referensinya.

8.  Ketik 2 dimana akan mengembalikan ke 2 pada Col_index_num, untuk lebih jelasnya

bisa dilihat ilustrasi pada gambar dibawah ini :

Gambar J.5 (Menjadikan Sel Absolut)

pada Col_index_num ketikan : 2

Gambar J.6 (Mengisi Indeks Kolom)

9.  Klik  OK, kemudian Copykan ke sel dibawahnya. Hasil akhirnya seperti di gambar

Gambar J.7 (Hasil Akhir VLOOKUP)

Sebagai pedoman dalam pemakaian VLOOKUP ini  adalah kunci pencarian harus berada di kolom paling kiri dari table_array dan kunci pencarian tersebut hars dalam keadaan sudah terurut. Pemakaian HLOOKUP sama dengan VLOOKUP, perbedaannya hanya dalam hal penyusunan datanya, yaitu kalau VLOOKUP datanya disusun secara vertikal sedangkan kalau HLOOKUP datanya disusun secara horisontal.

*sumber: Pelatihan Aplikasi Software Perkantoran.pdf

sekian.. semoga bermanfaat :)